Положение О канцелярии |
|
УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения) ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)00.00.0000 О канцелярии 1. Общие положения канцелярии1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. Руководство канцелярии: 1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия. 1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей). 1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией. 1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией. 2. Структура канцелярии2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда) 2.2. В состав отдела входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.) 2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции. 3. Задачи и функции подразделения№ п/п Задачи Функции3.1 Организация делопроизводства на предприятии. Ведение делопроизводства на предприятии. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства. Формирование дел и их сдача на хранение. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. Выполнение копировальных и множительных работ. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы). 3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением. Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней. 4. Регламентирующие документы4.1. Внешние документы:Законодательные и нормативные акты. 4.2. Внутренние документы: Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка. 5. Взаимоотношения канцелярии с другими подразделениямиДля выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:№ п/п Подразделение По вопросам 5.1 Со всеми подразделениями предприятия - ведения делопроизводства; - организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии; - подготовки и представления документов; - передачи входящей корреспонденции и приема исходящей; - получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению; 6. Права канцелярии6.1. Канцелярия имеет право:6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении. 6.1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии. 6.1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений. 6.1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства. 6.1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок. 6.1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии. 6.1.7. ... 6.2. Заведующий канцелярией также вправе: 6.2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии. 6.2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину. 7. Ответственность канцелярии7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за: 7.2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций. 7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями. 7.2.3. Сохранность принятых в работу документов. 7.2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины. 7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности. 7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии. 7.2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов. 7.3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями. 8. Заключительные положения8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в (службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.) с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1). 8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. По результатам рассмотрения выносится решение: - принять изменение или дополнение, - отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), - отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде). 8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается (заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.) по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.) Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы) СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.2000 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 |