Положение Об архиве |
|
УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения) ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)00.00.0000 Об архиве 1. Общие положения архива1.1. Архив является самостоятельным структурным подразделением предприятия.1.2. Архив создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 1.3. Архив подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. Руководство архива: 1.4.1.Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия. 1.4.2.Заведующий архивом имеет ____ заместителя (ей). 1.4.3.Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим архивом. 1.4.4.Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в архиве, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом. 2. Структура архива2.1. Состав и штатную численность архива утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего архивом и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда) 2.2. В состав отдела входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.) 2.3. Заведующий архивом распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции. 2.4. ... 3. Задачи и функции подразделения№ п/п Задачи Функции3.1 Прием документов на хранение. Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.). Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов 3.2 Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. Поиск необходимых документов. Организация использования документов: - информирование работников о составе и содержании документов архива; - выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива; Инструктирование работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Работа по восстановлению документов. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составление установленной отчетности. Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности. 3.3 Методическое руководство работой служб делопроизводства. Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Разработка и согласование с Государственным архивом Украины графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение. 3.4 Соблюдение состава документов архива Архив хранит: Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности. Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений. Ведомственные издания. Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы. Научно-справочный аппарат к документам архива. 4. Регламентирующие документы4.1. Внешние документы: Законодательные и нормативные акты. 4.2. Внутренние документы: Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка. 5. Взаимоотношения архива с другими подразделениямиДля выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:№ п/п Подразделение Получение Предоставление 5.1 С канцелярией - ведения делопроизводства; - подготовки и представления документов на хранение в архив; - получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению; 5.2 Со всеми структурными подразделениями - передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений; - поиска необходимой информации; 5.3 С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения - обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов; - обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;- ... 6. Права архива6.1. Архив имеет право:6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем Положении. 6.1.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций. 6.1.3. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил. 6.2. Заведующий архивом также имеет право: 6.2.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину. 6.2.2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива. 6.2.3. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива. 7. Ответственность архива7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.7.2. На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за: 7.2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций. 7.2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.). 7.2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов. 7.2.4. Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины. 7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве и соблюдение правил пожарной безопасности. 7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников архива. 7.3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями. 8. Заключительные положения8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в архиве руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в (службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.) с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1). 8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. По результатам рассмотрения выносится решение: - принять изменение или дополнение, - отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), - отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде). 8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается (заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.) по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.) Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы) СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.2000 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 |