Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения |
|
УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения) ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)00.00.0000 Об отделе документационного и информационного обеспечения 1. Общие положения отдела документационного и информационного обеспечения1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 1.3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. Руководство отдела: 1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела документационного и информационного обеспечения, назначаемый на должность приказом директора предприятия. 1.4.2 Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет ____ заместителя (ей). 1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела документационного и информационного обеспечения. 1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела документационного и информационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения. 2. Структура отдела документационного и информационного обеспечения2.1. Состав и штатную численность отдела документационного и информационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда) 2.2. В состав отдела входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.) 2.3. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции. 2.4. ... 3. Задачи и функции подразделения№ п/п Задачи Функции3.1 Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия. Ведение делопроизводства. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы "Делопроизводство", сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях). 3.2 Информатизация подразделений предприятия. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирование локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием, отделом. 3.3 Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия. Машинописное изготовление документов. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции. 3.4 Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов. 3.5 Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 3.6 Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности предприятия. Создание кабинетных библиотек предприятия. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям сотрудников подразделений. Анализ печатных и электронных средств массовой информации. Создание информационного банка данных, видео- и фонотеки по материалам СМИ. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, переписки с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний. 4. Регламентирующие документы4.1. Внешние документы:Законодательные и нормативные акты. 4.2. Внутренние документы: Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка. 5. Взаимоотношения отдела документационного и информационного обеспечения с другими подразделениямиДля выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:№ п/п Подразделение По вопросам 5.1 Со всеми подразделениями предприятия - - ведения делопроизводства; - организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений; - подготовки и представления документов; - передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации; - получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению; - информационного обеспечения деятельности предприятия; - ... 5.2 С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения - обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями; - обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.; - ... 5.3 Со службами АСУ разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники. 5.4 С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 6. Права отдела документационного и информационного обеспеченияОтдел документационного и информационного обеспечения имеет право:6.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделений предприятия и докладывать руководству о результатах проверок. 6.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций отдела. 6.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству. 6.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива. 6.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов. 7. Ответственность отдела документационного и информационного обеспечения 7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения. 7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за: 7.2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на него задач и функций. 7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями. 7.2.3. Сохранность принятых в работу документов. 7.2.4. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины. 7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности. 7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела. 7.2.7. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях. 7.3. Ответственность сотрудников отдела документационного и информационного обеспечения устанавливается их должностными инструкциями. 8. Заключительные положения8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного и информационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в (службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.) с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1). 8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. По результатам рассмотрения выносится решение: - принять изменение или дополнение, - отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), - отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде). 8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается (заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.) по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.) Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы) СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.2000 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 |