Положение Об отделе документационного обеспечения |
|
УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения) ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)00.00.0000 Об отделе документационного обеспечения 1. Общие положения отдела документационного обеспечения 1.1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 1.3. Отдел подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия. 1.4. Руководство подразделением: 1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора. 1.4.2. Начальник отдела имеет ______ заместителя (ей). 1.4.3. Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела. 1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела документационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора. 2. Структура отдела документационного обеспечения2.1. Состав и штатную численность отдела документационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению исполнительного директора и начальника отдела документационного обеспечения и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда) 2.2. В состав отдела входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.) 2.3. Начальник отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции. 3. Задачи и функции отдела документационного обеспечения№ п/п Задача Функции3.1 Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами. Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них. Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия). 3.2 Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам. Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия. Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников. Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. 3.3 Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии. Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством. 4. Регламентирующие документы4.1. Внешние документы:Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству. 4.2. Внутренние документы: Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка. 5. Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениямиДля выполнения функций и реализации прав отдел документационного обеспечения взаимодействует:№ п/п Подразделение Получение Предоставление 5.1 С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для регистрации, учета и хранения; сообщений об изменениях в документационного обеспечения; заявок на подбор технической литературы; актов о списании документационного обеспечения; заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения; копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения; технической литературы; указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива. 5.2 С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания; положения о премировании работников отдела; консультаций по вопросам трудового права. предложений по формированию штатного расписания отдела 5.3 С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы(канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.). 6. Права отдела документационного обеспеченияОтдел документационного обеспечения имеет право:6.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер. 6.2. Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства. 6.3. Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления. 6.4. Представлять руководству предприятия: 6.5.1. Предложения о поощрениях работников отдела. 6.5.2. Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении. 6.6. Проводить аттестацию работников отдела. 7. Ответственность отдела документационного обеспечения7.1. Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенныхна отдел. 7.2. На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за: 7.2.1. Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом. 7.2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела. 7.2.3. Своевременное исполнение приказов руководства. 7.3. Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями. 8. Заключительные положения8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в (службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.) с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1). 8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. По результатам рассмотрения выносится решение: - принять изменение или дополнение, - отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), - отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде). 8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается (техническим директором, заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.) по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.) Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы) СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.2000 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 |