Положение Об отделе сбыта |
|
УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения) ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)00.00.0000 Об отделе сбыта 1. Общие положения отдела сбыта1.1. Отдел сбыта является самостоятельным структурным подразделением предприятия.1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. 1.3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия (коммерческому директору). 1.4. Руководство отдела: 1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела сбыта, назначаемый на должность приказом директора предприятия. 1.4.2 Начальник отдела сбыта имеет ____ заместителя (ей). 1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела сбыта. 1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела сбыта, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела сбыта. 2. Структура отдела сбыта2.1. Состав и штатную численность отдела сбыта утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела сбыта и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда) 2.2. В состав отдела входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.) 2.3. Начальник отдела сбыта распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции. 3. Задачи и функции подразделения№ п/п Задачи Функции3.1 Организация сбыта продукции. Участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта. Подготовка и заключение договоров на поставку продукции потребителям. Согласование условий поставок. Составление планов поставок и их увязка с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами. Выполнение плана реализации продукции. Контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств. Ведение переписки о прибытии грузов к контрагентам. Постоянное отслеживание рынка своей продукции, покупка образцов продукции, производимых предприятиями-конкурентами, сравнение качества и спроса на эту продукцию с собственной продукцией и при необходимости доведение качества до требуемых уровней. Согласование планов постановки на производство новых видов продукции. Подготовка предложений по уменьшению объемов производства продукции с ограниченным спросом и снятию с производства продукции, пользующейся низким спросом. Подготовка и проведение мероприятий по формированию сбытовой сети. 3.2 Формирование сбытовой сети. Создание и поддержание информационной базы данных о: Количестве покупателей каждого вида продукции. Покупателях (организационно-правовых формах; адресах для переписки; отгрузочных и платежных реквизитах; номерах телефонов, факсов; фамилиях руководителей и ведущих специалистов покупателей; финансовом состоянии; объемах товара для каждого покупателя; данных о потреблении продукции с момента ее поставки; способностях покупателей самостоятельно производить поставляемую им продукцию; планах на перспективу; возможностях кооперации по сырью, ремонтным работам, транспорту, разработке совместных проектов; возможности перехода к другому поставщику; обладании покупателем информацией о состоянии отрасли предприятия и издержках производства, обусловленных отраслевой принадлежностью, условиях производства, ценах на продукцию, аналогичную производимой предприятием; возможных вариантах закупки продукции у конкурентов, которые может рассматривать покупатель, пр.). Конкурентах (наименованиях предприятий, их географическом положении; данных о выпуске аналогичной (заменяющей) продукции, географии и объемах продаж; ценах, упаковке, видах отгрузки; перспективах расширения продаж конкурентами; сравнительном анализе работы конкурентов, их слабых и сильных сторонах; финансовом состоянии конкурентов; их рекламе). 3.3 Подготовка и заключение договоров на реализацию продукции. Расчет сбытовых расходов по отдельным видам продукции, районам сбыта и потребителям, анализ издержек обращения. Сопоставление сбытовых расходов по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями планов и сметами расходов с целью выявления необоснованных расходов, устранения потерь, возникающих в процессе товародвижения. Разработка и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций. 3.4 Планирование поставок продукции в соответствии с заключенными договорами. Формирование предложений по корректировке цен на предлагаемую продукцию в зависимости от объемов продаж. Организация оптовой торговли. Принятие мер по обеспечению своевременной оплаты поставленной продукции. Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции. Своевременное оформление сбытовой документации. Составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации. 3.5 Выполнение планов поставок в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами. Изучение требований покупателей к качеству, упаковке и ассортименту продукции: - изучение претензий с выездом к покупателям; - проведение опросов потребителей; - организация специальной телефонной службы по консультациям о пользовании продукцией и выдаче рекомендаций; Организация зарубежных поставок с одновременным созданием за рубежом представительств совместно с предприятиями-производителями аналогичной продукции и использованием их дилерской сети. Принятие мер по своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку. 3.6 Учет отгруженной продукции. Приемка готовой продукции на склады, рассортировка, комплектация. Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке потребителям. Определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции. Координация деятельности складов готовой продукции. Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе. Разработка инструкций о скидках, сроках и условиях платежей. Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции. Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о недостаче продукции. Разработка и проведение мероприятий по соблюдению режимов экономии, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции. Работы по приему возвратной тары и принятию мер по обеспечению своевременности и полноты возврата тары покупателями. Разработка нормативов запасов продукции и контроль за соответствием их уровня по объему и номенклатуре установленным нормативам. Подготовка отчетов о причинах просрочки передачи готовой продукции производственными подразделениями и транспортным отделом. Сбор и систематизация оперативной информации о: - объемах запасов продукции на складах; - объеме производственного задела; - уровне загрузки производственных мощностей; - сроках выполнения заказов; - технических условиях продукции; - ценах на все виды продукции и предельных размерах скидок; - видах упаковки; - типах отгрузки; - сроках получения продукции потребителями с момента отгрузки; - стоимости транспортировки; Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции. Рассмотрение поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовка ответов на предъявленные иски. Подготовка претензий и исков к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств. Регулирование взаимоотношений с контрагентами, ведение переписки и прием представителей по вопросам реализации продукции и расчетов с ними. 4. Регламентирующие документы4.1. Внешние документы:Законодательные и нормативные акты. 4.2. Внутренние документы: Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка. 5. Взаимоотношения отдела сбыта с другими подразделениями Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел сбыта взаимодействует: № п/п Подразделение Получение Предоставление 5.1 С производственными подразделениями - отчетов о выполнении производственных заданий по объему производства продукции, качеству, заданной номенклатуре (ассортименту); - готовой продукции по утвержденной номенклатуре; - отчетов о выявлении и устранении обстоятельств, повлекших выпуск брака; - первичной документации по учету выработки, простоев; - документации о сдаче продукции в отдел сбыта; - ... - планов поставок продукции - запросов о причинах нарушения планов передачи готовой продукции на склады готовой продукции отдела сбыта; - предложений по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции; - копий претензий к качеству продукции, направленных контрагентами; - документации о приеме продукции от производственных подразделений; 5.2 С отделом контроля качества - документов, подтверждающих качество продукции (сертификатов, паспортов и т.д.); - документов, сопровождающих продукцию и подлежащих передаче покупателям; - разрешений на опломбирование ящиков, контейнеров, вагонов; - отчетов о рассмотрении рекламаций к качеству продукции, сведений о причинах предъявления рекламаций; - образцов упаковочных ярлыков; - рекламаций и претензий к качеству продукции, полученных предприятием от потребителей; - данных о возврате некачественной, некомплектной продукции; - ... 5.3 С производственно-диспетчерским отделом - планов производства продукции и сведений о вносимых изменениях; - нормативно-плановых расчетов по определению размеров партий запуска, сроков подач и норм запасов; - сведений о мерах, принятых по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса; - сведений о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении; - сведений об отгрузке продукции; - перечня продукции, в сдаче которой допущено отставание от графиков; - данных об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами; - ... 5.4 С отделом главного технолога - извещений о технологических изменениях, внесенных в выпускаемую продукцию, ее упаковку; - проектов введения новых технологий; - технической документации по качеству; - условий упаковки, погрузочно-разгрузочных работ, транспортирования и хранения; - предложений по увеличению объемов производства продукции, пользующейся наибольшим спросом, и по запуску в производство новых видов продукции; - информации о рекламациях к качеству продукции; - объемах реализации продукции по отдельным позициям товарной номенклатуры;. 5.5 С транспортным отделом - оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок продукции; - условий договоров в части доставки продукции покупателям; - отчетов о передаче товаров покупателям или сдаче сторонним организациям перевозчиками; - транспортно-экспедиционной документации с отметками о передаче и приеме продукции покупателями; - отчетов о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному вывозу продукции; - планов поставки продукции по заключенным договорам и планов отгрузки; - заявок на подачу транспортных средств; - инструкций и требований к перевозке продукции различными видами транспорта; - ... 5.6 С планово-экономическим отделом - планов реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год; - планов производства для заключения договоров с контрагентами; - утвержденных цен на продукцию (работы, услуги); - ... - планов и графиков отгрузки продукции; - отчетов о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции; - данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам; - отчетов о выполнении графиков поставок и других условий договоров; 5.7 С финансовым отделом - информации о неоплаченных контрагентами счетах; - сведений банков о выставленных покупателями (заказчиками) аккредитивах; - извещений о применении финансовых санкций к покупателям (заказчикам), нарушившим обязательства по перечислению денежных средств за приобретенные товары; - ... - проектов договоров и соглашений на поставку, продажу готовой продукции; - прогнозов и планов реализации продукции; - данных о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам; - планов и графиков отгрузки продукции; - данных об остатках продукции на складах; - счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию 5.8 С главной бухгалтерией - данных о движении продукции; - норм запасов продукции на складах; - норм естественной убыли; - итогов инвентаризации продукции; - ... - товарно-сопроводительной документации; - отчетов об отгруженной контрагентам продукции; - сведений о состоянии запасов продукции на складах готовой продукции; - счетов, выставленных контрагентам за отгруженную продукцию; - данных о возврате продукции контрагентами; - информации о затратах, произведенных на отгрузку продукции; - копий рекламаций, предъявленных предприятию; - сведений о порче, повреждении, гибели продукции; - актов о списании продукции; 5.9 С отделом маркетинга - обобщенной информации о спросе на выпускаемую предприятием продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры; - сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемах оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; - информации о состоянии товарного рынка; - сведений о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке, пр.); - сведений о планируемых выставках, ярмарках; - сведений о заключенных договорах поставки; - планов реализации продукции на месяц, квартал, год; - заявок на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию; - отзывов контрагентов о поставляемой продукции; - документов, необходимых для оформления участия в выставках, ярмарках; - ... 5.10 С юридическим отделом - результатов правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций; - проектов договоров по реализации продукции; - предложений по корректировке типовых хозяйственных договоров в зависи-мости от специфики отдельных контрагентов; - заключений и ответов на предъявленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушений предприятием договорных обязательств; - согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств; - разъяснение действующего законодательства и порядка его применения; - анализа изменений и дополнений гражданского законодательства; - приказов, распоряжений, инструкций для визирования и правовой экспертизы; - согласованных условий договоров по реализации продукции; - предъявленных контрагентами претензий и исков по поводу нарушения или неисполнения предприятием договорных обязательств; - сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок и оплаты поставленной продукции; - заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства; - ... 6. Права отдела сбыта6.1. Отдел сбыта имеет право:6.1.1. Давать производственным подразделениям предприятия указания по вопросам сбыта продукции. 6.1.2. Не принимать брак, некомплектную продукцию. 6.1.3. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач. 6.1.4. Самостоятельно вести переписку по вопросам реализации продукции, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения руководителя предприятия. 6.1.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями. 6.1.6. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 6.1.7. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок. 6.1.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции. 6.2. Начальник отдела сбыта подписывает сбытовые, товарно-сопроводительные документы. 6.3. Начальник отдела сбыта также вправе: 6.3.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину. 7. Ответственность отдела сбыта7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела сбыта.7.2. На начальника отдела сбыта возлагается персональная ответственность в случае: 7.2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности. 7.2.2. Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия. 7.2.3. Необеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. 7.2.4. Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела сбыта. 7.2.5. Недостоверности и несвоевременности предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов продукции на складах и объемах производственного задела, сроках и объемах выполнения договоров, пр. 7.2.6. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия. 7.2.7. Допущения использования информации сотрудниками отдела не в служебных целях. 7.2.8. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела. 7.2.9. Перерасхода средств на содержание отдела. 7.3. Ответственность сотрудников отдела сбыта устанавливается их должностными инструкциями. 8. Заключительные положения8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе сбыта руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в (службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.) с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1). 8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. По результатам рассмотрения выносится решение: - принять изменение или дополнение, - отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), - отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде). 8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается (коммерческим директором, заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.) по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.) Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы) СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.2000 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 |