Должностная инструкция Секретаря-машинистки |
|
УТВЕРЖДАЮ __________________________ (Ф.И.О.) Директор __________________________ (наименование предприятия) Должностная инструкция секретаря-машинисткиI. Общие положения1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по -установленной программе без предъявления требований к стажу работы. 3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом директора предприятия. 4. Секретарь-машинистка должна знать: 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства. 4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений. 4.3. Машинопись. 4.4. Правила орфографии и пунктуации. 4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов. 4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм. 4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов. 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами. 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 4.11. Основы организации труда. 4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации. 4.13. Правила внутреннего трудового распорядка. 4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно руководителю предприятия. 6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. II. Должностные обязанностиСекретарь-машинистка:1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. 2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 3. Организует телефонные переговоры руководителя. 4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения. 5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. 6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). 8. Печатает по указанию руководителя различные материалы. 9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. 10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. 11. Принимает документы на подпись руководителю. 12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы. 15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. III. ПраваСекретарь-машинистка имеет право: 1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности. 2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей. 5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. IV. ОтветственностьСекретарь-машинистка несет ответственность:1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. С инструкцией ознакомлен: ___________________ _________________ (подпись) (Ф.И.О.) "___"__________ ____ г. |